Ban Quản Trị

Ban quản trị Đoàn do Hội đồng Huynh trưởng Đoàn bầu lên và được Cha Tuyên Úy chấp thuận. Nhiệm kì của Ban quản trị là 2 năm và được tái cử. (Điều 16). Ban quản trị Đoàn là những người trực tiếp điều khiển Đoàn, chính thức chịu trách nhiệm về học tập và sinh hoạt của đoàn sinh trước Cha Tuyên úy (Điều 25).

* Đoàn trưởng:

- Chịu trách nhiệm điều hành, phối hợp các hoạt động của Đoàn với hoạt động của các Ngành.

- Đào tạo, huấn luyện Giáo lý viên, Huynh trưởng.

* Đoàn phó quản trị:

- Cộng tác với Đoàn trưởng trong các tổ chức, sinh hoạt Đoàn.

- Chịu trách nhiệm về hành chánh Đoàn.

- Tìm phương pháp, cách thức phát triển Đoàn.

* Đoàn phó nghiên huấn:

- Cộng tác với Đoàn Trưởng trong kế hoạch đào tạo, huấn luyện bổ túc cho các cấp Huynh trưởng trong Đoàn.

- Tổ chức các chương trình Huấn luyện, thúc đẩy Chương trình thăng tiến cho Đoàn sinh

* Thư ký:

- Lập danh sách đoàn sinh, nắm bắt sĩ số các ngành, các cấp.

- Làm biên bản các cuộc họp, đôn đốc các công việc.

- Lưu trữ công văn, giấy tờ của Đoàn.

* Thủ quỹ:

- Quản lý các tài sản của Đoàn.

- Lập sổ quỹ, sổ chi thu, báo cáo trong các cuộc họp định kỳ.

4. Huynh Trưởng các cấp

* Phân Đoàn:

- Trong mỗi Đoàn có các Phân đoàn Ấu, Thiếu, Nghĩa, Hiệp.

- Phân đoàn trưởng, Phân đoàn phó điều khiển công việc của Phân đoàn và chịu trách nhiệm với Đoàn trưởng.

* Chi Đoàn

- Mỗi Chi đoàn có Chi đoàn trưởng, Chi đoàn phó và các Huynh trưởng tập sự phụ tá, trực tiếp triển khai các công việc của Phân đoàn và Đoàn.



B. PHÂN CÔNG

Để các hoạt động của Đoàn tiến hành trôi chảy cần phân chia công việc cụ thể, rõ ràng, cho từng người. Đặc biệt là trong các chiến dịch, các đợt thi đua, các sa mạc huấn luyện, các buổi lễ… tránh tình trạng lấn sân, giẫm chân lên nhau, dẫn đến tình trạng người thì ôm đồm mọi việc, người khác lại cảm thấy thừa thãi vì chẳng biết làm gì.

Một số nguyên tắc khi phân công:

- Phân công là xếp người vào việc chứ không phải là phân việc vào người. Trước khi phân công, phải có sự cân nhắc, xét năng lực của từng người để phân công đúng người, đúng việc.

- Khi phân công, không nên để tình cảm, hay quan hệ riêng tư chi phối, tránh thiên vị, phân biệt đối xử.

- Mỗi công việc có người phụ trách chính. Người đó nên tìm thêm những phụ tá rồi cùng nhau đề ra những biện pháp thực hiện. Những sáng kiến liên quan đến công việc được giao nên được bàn bạc, cân nhắc trước khi đem ra thi hành (tránh sáng kiến đột xuất).

- Phân công phải rõ ràng, cụ thể, nên ghi rõ trên giấy tờ, tránh tình trạng ra lệnh miệng dễ quên sót. Cũng nên xác định rõ quyền hạn, nhiệm vụ và thời gian phải hoàn thành. Người được phân công không phải là người duy nhất chịu trách nhiệm rồi cứ loay hoay làm việc một mình nhưng nên thường xuyên trao đổi với người có trách nhiệm về công tác đang và sẽ thực hiện.

- Khi trao việc cho ai cần nắm vững tiến độ công việc, không nên phó mặc hoàn toàn cho người được giao việc, cũng không can thiệp vào khi không thật sự cần thiết. Cần phải tin tưởng, khích lệ, tạo điều kiện để cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ, giúp giải quyết những khó khăn gặp phải. “Người Trưởng giỏi là người biết và làm được mọi thứ nhưng lại không làm tất cả”

[Nguồn: Sổ tay Huấn luyện Huynh trưởng cấp 2]